Anmälan kan göras både skriftligt, muntligt och vid fysiskt möte. Därför kan du visselblåsa via brev, telefon, fysiskt möte och via en säker onlineplattform.

Flera missförhållanden kan göras i samma anmälan och bekräftelse ska ges till visselblåsaren om att anmälan är mottagen. Det får dröja maximalt sju dagar innan bekräftelsen sker.

En inledande bedömning görs av oberoende instans inom Värmebaronen. Eventuellt kan en oberoende extern part kopplas in. Exempelvis Arbetsmiljöverket.

Bedömningen syftar till att ta ställning huruvida anmälan är en visselblåsning eller ej. Anses anmälan inte uppfylla kriterierna för en visselblåsning vidtas andra åtgärder.

Innan formellt beslut fattas om huruvida en utredning ska inledas eller ej görs en bedömning av tidsåtgång och eventuella åtgärder.

Det är Värmebaronens oberoende instans som fattar beslut om en utredning ska inledas eller inte.

Efter beslut om uppstart av utredning är den primära arbetsuppgiften att inhämta så mycket information och fakta om det anmälda missförhållandet som det är möjligt. Kontakter med visselblåsaren är av vikt för denna uppgift.

Värmebaronens oberoende instans ansvarar för denna del av processen.

Utredningen dokumenteras och arkiveras strikt konfidentiellt. Ansvariga och eventuella andra är bundna av tystnadsplikt.

Eventuella muntliga rapporter kan bevaras genom inspelningar eller protokoll. Om det handlar om en inspelning måste samtycke från visselblåsaren inhämtas.

Visselblåsaren äger rätt att kontrollera, rätta och genom underskrift godkänna en utskrift eller protokoll. Detta gäller dock ej insänd ljudfil.

Rättigheterna för de personer som pekas ut inom ramen för visselblåsartjänsten omfattas av relevant personuppgiftslagstiftning. De utpekade har rätt att få tillgång till uppgifter om sig själv och kan kräva ändring eller radering av data om informationen är felaktig, ofullständig eller föråldrad.

Denna rättighet gäller med förbehåll för att detta leder till hinder för utredningen eller förstörelse av bevismaterial.

All dokumentation i ärendet raderas/makuleras senast två år efter att ärendet avslutats. Detta sköts automatiskt av systemet.

När utredningen är klar informeras visselblåsaren och aktiviteter som tagits fram aktiveras och följs upp. Värmebaronens oberoende instans ansvarar för detta.

Värmebaronens oberoende instans har nödvändig kompetens och erfarenhet att göra utredningar och har också behörighet att kunna inhämta information från interna system, där så är relevant. I oberoende och självständighet ligger också att verksamhetsutövaren inte får vidta bestraffande åtgärder mot en behörig person eller enhet på grund av att denne utför sina arbetsuppgifter.

Intressekonflikter undviks, till exempel att en ansvarig person hanterar ett ärende där denne själv är inblandad.

Ansvariga har möjlighet att arbeta självständigt inom organisationen. Betydelsefullt är att Värmebaronens oberoende instans har mandat att inleda och avsluta utredningar med slutsatser.

Vid behov görs en rapportering till styrelseordföranden. Detta för att stärka oberoende och självständighet hos ansvariga.

Kompletterande arbetssätt sker i enlighet med Arbetsmiljöverkets beskrivningar.

Fördjupning om visselblåsarlagen - Arbetsmiljöverket (av.se)